Case Study
Automatyzacja komunikacji mailowej i WhatsApp w atwi.pl
Branża, firma, skala
Start projektu
maj 2025
Firma
Rozwiązania infromatyczne
Skala
Liczba maili dziennie: ok. 300
Stan początkowy
- Liczba maili dziennie: ok. 300
- Średni czas reakcji: 24h w dni robocze
- % wiadomości obsłużonych manualnie: 100%
- Obsługa WhatsApp: brak automatyzacji, wiadomości wysyłane ręcznie
- Obciążenie Project Managera: 30–40 maili dziennie, 3–3,5 h dziennie tylko na odpisywanie
Cele wdrożenia
- zwiększyć efektywność obsługi, aby ta sama liczba pracowników mogła obsłużyć większą liczbę klientów,
- lepiej zaopiekować się leadem już od pierwszego kontaktu z reklamy Meta Ads.
Rozwiązanie Karbi AI
- Budowa bazy wiedzy na podstawie materiałów od klienta (FAQ, polityki, wzory odpowiedzi).
- Integracja agenta AI z e-mailem – obsługa wszystkich wiadomości przychodzących.
- Testy jakości odpowiedzi i optymalizacja treści.
- Integracja przez n8n i make.com:
- połączenie formularzy z reklam Meta Ads,
- automatyzacja kontaktu i odpowiedzi w WhatsApp.
Czas realizacji:
Etap | Czas trwania |
---|---|
Etap 1 | 1 tydzień |
Etap 2 | 5 dni |
Etap 3 | 2 tygodnie |
Etap 4 | 2 dni |
Efekty – liczby, które robią różnicę
Zmiany i rozwój
- Nowy workflow: PM nie pisze maili od zera, tylko akceptuje przygotowane drafty.
- Integracja automatyzacji z CRM,
- Dalsze usprawnienia przepływu informacji między działami.
Głos klienta
„Na początku mieliśmy sporo wątpliwości, czy automatyzacja sprawdzi się w naszej branży. Baliśmy się, że odpowiedzi będą zbyt sztywne i klienci poczują się traktowani schematowo. Okazało się jednak, że system dopasowuje się do naszego stylu i odpowiada tak, jakby robił to Project Manager. Jeszcze kilka miesięcy temu spędzaliśmy pół dnia na odpisywaniu maili, dziś to kwestia pół godziny i możemy skupić się na pracy nad stronami.”

Działaliśmy szybko i skutecznie – efekty przyszły błyskawicznie.
Chcesz, żeby Twój zespół odzyskał dziesiątki godzin i klienci czuli się zaopiekowani od pierwszego kontaktu?
Postaw na automatyzację z Karbi i przekonaj się, jak prosto możesz zwiększyć efektywność swojej firmy.
❗ Warto zapamiętać!
Automatyzacja nie tylko skraca czas reakcji – to przede wszystkim długofalowa zmiana w kulturze pracy, która pozwala rosnąć bez zwiększania kosztów.