Case Study
Automatyzacja maili u freelancera-marketingowca
Kim jest klient?
Jednoosobowa agencja performance marketingu
– freelancer obsługujący 12 e-commerce’ów i 4 lokalne marki usługowe
– ok. 40–60 maili tygodniowo (briefy, prośby o wyceny, pytania „co dalej z kampanią?”)
Największy problem
- Codziennie te same wątki: “ile kosztuje kampania remarketingowa?”, “kiedy raport?”, “proszę o fakturę”
- Brak asystenta → odpowiedzi odpisywane po godzinach lub w weekend
- Średni czas reakcji ≈ 18 h → dwa leady „uciekły” do konkurencji, bo nie doczekały się maila zwrotnego
Cele wdrożenia
- Skrócić czas odpowiedzi < 1 h bez zatrudniania pomocy
- Uporządkować FAQ i uniknąć nocnego „klepania” maili
- Nie stracić osobistego, luźnego stylu komunikacji
Rozwiązanie Karbi AI
- Przygotowanie bazy odpowiedzi w stylu „Hej Imię, dzięki za wiadomość!”
- Integracja AI MailBot ↔ Gmail + Notion
- Tryb draft 7 dni (freelancer tylko klika „Wyślij” lub edytuje), potem pełna automatyzacja dla 70 % wątków
- Ultra-krótkie szkolenie – 40-minutowe nagranie Loom „jak edytować szablony”
Wykorzystane narzędzia
Wykorzystane narzędzia
| Narzędzie | Co robi |
|---|---|
| OpenAI API (GPT‑4o) | Generuje spersonalizowaną odpowiedź |
| make.com | Pobiera tag tematu maila → kieruje do właściwego promptu |
| Notion DB | Przechowuje FAQ, stawki, aktualne wolne sloty |
| Gmail API | Zapisuje draft lub wysyła mail „live” |
Efekty po 6 tygodniach
| KPI | Przed | Po | Zmiana |
|---|---|---|---|
| Średni czas odpowiedzi | 18 h 5 min | 14 min | −99% |
| Maile odpisywane ręcznie | 52 / tydz. | 15 / tydz. | −71% |
| Godziny „po godzinach” | 10 h / mc | 1 h / mc | −90% |
| Nowe umowy / mc | 0–1 | 2–3 | +200% |
Co zyskał freelancer?
- +9 h wolnego czasu miesięcznie na rozwój kursu online
- Koniec z pisaniem faktur w niedzielę – moduł AI generuje draft maila z fakturą z Notion
- Żadnego leada „bez odpowiedzi” > 24 h od startu automatyzacji
Perspektywa rozwoju
- Rozszerzenie bazy o automatyczne briefy kampanii (MailBot pyta klienta o budżet, KPIs)
- Integracja z Calendly, żeby AI od razu proponował wolne sloty w kalendarzu
Głos klienta
„W praktyce to teraz mam dodatkowego pracownika w moim jdg.”
Aleksander