Case Study
Automatyzacja maili w klinice stomatologicznej
Branża, firma, skala
Branża
Prywatna klinika stomatologiczna w dużym mieście
Firma
5 lekarzy, 2 rejestratorki
Skala
Ok. 80 maili tygodniowo (rejestracje, pytania o terminy, ceny, zabiegi, faktury)
Największy problem
„Nasza skrzynka była wiecznie zapchana pytaniami o wolne terminy, cennik czy dostępność zabiegów. Pacjenci pisali także po godzinach, a rejestratorki często odpowiadały dopiero następnego dnia. W efekcie wiele osób rezygnowało albo dzwoniło sfrustrowane.”
Cele wdrożenia
- Natychmiastowe odpowiedzi na najczęściej powtarzające się pytania – także wieczorem i w weekendy
- Odciążenie rejestracji, by mogła skupić się na obsłudze w gabinecie
- Zmniejszenie liczby „straconych” rezerwacji
Rozwiązanie Karbi AI
- Stworzenie personalizowanej bazy wiedzy (FAQ: terminy, ceny, zabiegi, przygotowanie do wizyty)
- Integracja AI MailBot z główną skrzynką e‑mail
- Wersja robocza – rejestratorka zatwierdza odpowiedzi przez pierwszy tydzień, potem pełna automatyzacja
- Krótkie szkolenie dla zespołu i monitoring przez 2 miesiące
Wykorzystane narzędzia
| Narzędzie | Zastosowanie |
|---|---|
| make.com | Orkiestracja workflow i integracja systemów bez kodu |
| n8n | Zaawansowane przepływy API oraz routing danych |
| OpenAI API | Silnik językowy generujący i personalizujący odpowiedzi |
| Google Workspace (Gmail) | Skrzynka e‑mail – główny punkt integracji |
| Airtable | Lekka baza wiedzy oraz logi zapytań |
Efekty – liczby, które robią różnicę
godzin miesięcznie odzyskane przez rejestracje
0
+
maili – odpowiedź w maksymalnie 5 minut, także po godzinach
0
%
więcej rezerwacji online – mniej „uciekających” pacjentów
+
0
%
mniej telefonów z powtarzalnymi pytaniami
0
%
Co zyskała klinika?
- Rejestracja skupiła się na obsłudze w gabinecie, nie na klepaniu maili
- Pacjenci chwalą błyskawiczną komunikację i jasne informacje
- Łatwość aktualizacji cennika, zabiegów i instrukcji (np. o zmianach w grafiku)
Możliwość rozwoju
- Dodawanie nowych szablonów odpowiedzi na nietypowe zabiegi lub promocje
- Możliwość obsługi zapytań z formularzy na stronie www
Głos klienta
„Chłopaki z Karbi zrobili robotę. Teraz nie mamy poczucia, że gubimy pacjentów tylko przez to, że ktoś nie zdążył odpisać. Pacjenci często piszą wieczorem, a odpowiedź mają prawie od razu!”
Ernest